L’importance des bons de commande pour une entreprise
La digitalisation tient une place importante au sein des entreprises. Malgré cela, certains papiers sont encore très sollicités en raison de leur praticité. C’est le cas, entre autres, des bons de commande. Facile à utiliser, ce genre de document simplifie l’administration au sein de l’entreprise.
Utilité des bons de commande
Le bon de commande est, avant tout, un outil de travail. Il est utilisé dans le cadre de la relation de l’entreprise avec ses clients. Ceci afin de sécuriser l’échange. Faisant partie des documents administratifs, le bon de commande peut être considéré comme une pièce comptable. C’est un document qui permet de communiquer toutes les informations concernant une commande. D’où son utilité pour le client. Les données renseignées sur le bon de commande doivent être validées par ce dernier. Ainsi, le produit ne risque pas d’être retourné lors de sa livraison. Le bon de commande est une sorte de preuve de l’accord conclu entre les deux parties. De plus, il permet de retrouver facilement une commande.
Pour une entreprise, le bon de commande permet de garder trace des informations d’une transaction. Il peut être transmis à d’autres services. Par exemple, pour mettre à jour le nombre de produits stockés. Le bon de commande peut également aider le service de livraison. Notamment pour sélectionner convenablement le type de produit à livrer. On peut dire que le document aide à assurer le bon fonctionnement de l’entreprise. Il peut également être utilisé avec d’autres documents. Comme les bons de livraison. Le bon de commande est un moyen de tracer une transaction. Que ce soit pour un échange B to B ou B to C.
Le contenu d’un bon de commande
Pour être valide, un bon de commande doit contenir certaines informations. En effet, elle doit permettre d’identifier chaque partie prenante. C’est pourquoi, l’identité du fournisseur et du client doivent y être mentionnées. Pour l’entreprise, il s’agit du numéro SIREN, de la dénomination sociale ou encore de la forme juridique. Pour une transaction B to B, l’acheteur devra fournir les mêmes informations. Des données concernant la commande doivent aussi être indiquées. Comme le numéro de commande et sa date d’édition. De même que les produits concernés par la commande, leur montant ainsi que les conditions de livraison. Pour éviter les malentendus, les informations doivent être précises. C’est pourquoi, ce genre de document contient souvent des conditions de règlement et de vente.
Chaque partie concernée par la commande doit disposer d’un exemplaire du document. D’où l’intérêt d’utiliser des carnets autocopiants de bons de commande. En effet, on n’a plus besoin de compléter plusieurs papiers. Ce genre de document est disponible chez des vendeurs spécialisés. Ces carnets contiennent déjà des zones sur lesquelles sont ajoutées les informations sur la commande. Pour la conception de carnets autocopiants, on peut recourir à une imprimerie bon de commande personnalisé. Ce genre de professionnel propose des carnets qui contiennent déjà les informations concernant l’entreprise. L’avantage des bons de commande autocopiants, c’est qu’ils permettent de gagner plus de temps. Ce qui n’est pas forcément le cas des bons de commande à compléter sur ordinateur.
